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Tout ce que Meeko apporte aux crèches

Meeko, c’est un logiciel conçu pour faciliter la vie des gestionnaires et directeurs de crèches.  Une boîte à outils où ils peuvent trouver de l’aide pour toutes sortes de situations : les pré-inscriptions, la gestion de l’équipe, les plannings, la facturation, la communication avec les parents via une application dédiée. Une sorte de 2 en un qui sous le même nom et la même ergonomie fait d’une pierre deux coups : gestion et communication. Présentation en 6 points-clefs
Aujourd’hui aucune crèche, aucun gestionnaire, aucun directeur d’EAJE ne peut se passer d’un logiciel pour gérer la vie et l’organisation de sa structure d’accueil.  Et toutes optent plutôt pour des solutions digitales. Meeko joue ce rôle mais pas seulement puisqu’il est aussi un moyen de communication avec les parents : rapide, moderne, chaleureux et qui améliore la qualité des échanges. D’une façon générale, tous ceux qui se sont abonnés à Meeko sont conquis. « Cela m’a permis d’être plus efficace dans la gestion de mes crèches et de structurer leur organisation, c’est carré, c’est calé » ; « C’est facile et rassurant surtout quand on fait ses premières ouvertures ». « C’est complet et en plus on peut tout personnaliser pour être vraiment en adéquation avec nos besoins spécifiques ».
Bref, un satisfecit assez unanime. Point par point les avantages de Meeko avec ceux qui l’ont testé et adopté.

Meeko, un site internet clef en mains
L’idée : aider les gestionnaires qui débutent leur activité en leur proposant un site internet clef-en mains dès que leur projet prend forme. Un site qui leur permettra de présenter leur structure, leur projet pédagogique, leur capacité d’accueil et de gérer les pré-inscriptions. Le site est une sorte de coquille que chaque structure peut personnaliser et enrichir. Julie Beulque vient d’ouvrir une micro crèche dans la région de Lille. Elle rencontre Meeko sur un salon et les contacte alors même qu’elle est en train de murir son projet.

« Je n’avais pas de site internet, je ne savais pas comment m’y prendre pour présenter mon projet. L’équipe Meeko m’a fourni un site avec des onglets parfaitement adaptés à mon activité. Et surtout m’a soutenu tout au long de la création de ma structure. Ils ont intégré eux-mêmes toutes les données tarifaires et modalités de paiements par exemple. Moi je pouvais mettre les photos et les textes que je souhaitais. Et si je butais sur une difficulté technique ou autre, j’appelais et ils me conseillaient. Vraiment cela a été un énorme soutien, très rassurant ». Mieux, la structure a ouvert avec un peu de retard mais le site était disponible pour Julie gratuitement. Les premiers règlements ne sont demandés que lorsque la crèche est ouverte.


Meeko pour les pré-inscriptions et les réservations
Fini les fichiers excel pour gérer ses réservations. Cela avait un côté artisanal et fastidieux ! Et surtout, c’est l’assurance de ne rien oublier. Chaque dossier de réservation /pré-inscription ouvert comprend tous les documents nécessaires à une future inscription : état civil de l’enfant, coordonnées et revenus des parents etc. Les éléments nécessaires pour envoyer un devis aux parents sont réunis. Et une fois, l’inscription validée les documents basculent dans un autre dossier : le contrat est prêt, les autorisations à faire signer, l’état des vaccinations etc. Un gain de temps certain et un risque d’erreur très limité.

« J’ai ouvert ma crèche Les ateliers des sens le 2 septembre dernier raconte Marie Coquiard, et le logiciel Meeko m’a conquise. On me l’a installé gratuitement et rapidement. Pour les pré-inscriptions cela a été très rassurant et très efficace. Je n’ai rien eu à faire. J’avais déjà un site internet, j’ai juste eu à intégrer le lien qu’ils m’ont fourni. Sur le site les parents remplissent tout. C’est instantané, un mail me prévient qu’une nouvelle demande vient d’être déposée. Je clique sur télécharger le devis avec les données fournies. Tout est calculé le tarif, la mensualisation, je n’ai plus qu’à télécharger le devis et à l’envoyer par mail aux parents. Et ensuite quand je valide cela devient le dossier d’un enfant inscrit à la crèche. Je sais que rien n’a été oublié et que tout est en règle »


Meeko, pour gérer l’équipe et les plannings
Meeko est aussi un excellent outil pour gérer le planning des équipes et l’organisation de la crèche au quotidien.Pour Sandro Masi, gestionnaire de la crèche Calimero au Luxembourg

« le logiciel Meeko permet d’établir des plannings de l’équipe à l’année. Ce qui permet aux pros d’avoir une visibilité sur leurs horaires. Bientôt je crois que nous pourrons aussi gérer absences et congés très facilement. Au quotidien, le logiciel nous offre des tas de petits outils qui mine de rien nous facilitent la vie. Par exemple tous les jours, il nous donne la température des frigos, nous prévient quand on doit procéder au changement de draps des lits… Nous l'utilisons pour nos 4 structures et franchement nous sommes vraiment satisfaits. L’équipe s’y est mis très facilement car c’est un logiciel aisé à manier. Et pour gérer les plannings des enfants c’est top aussi : on sait exactement combien d’enfants sont présents à un moment précis. ».

Ce qui par exemple constitue une aide, notamment pour les nouveaux gestionnaires : « Sur mon planning je vois mon taux d’occupation sur une semaine, un mois, un jour et si à un moment en fonction du nombre d’enfants présents ou devant être présents, je n’ai pas le personnel en nombre suffisant, un clignotant rouge me le signale. Du coup je peux réajuster mon taux d’encadrement aux besoins » note encore Marie Coquiard des Ateliers des Sens.


Meeko un logiciel de facturations ergonomique et performant
Sur ce point, le consensus est total ! Tous les gestionnaires sont unanimes : cela facilite la facturation et surtout cela ne laisse la place à aucune erreur que la crèche soit en Cmg ou en Psu. Les calculs sont automatiques. Tout est prévu. Pour Thibault Trump, des crèches Plic et Ploc, c’est très rassurant : « le pointage arrivée-départ se fait sur la tablette disposée à l’entrée, puis les données sont directement transmises sur la fiche de l’enfant à partir de laquelle nous à éditerons la facture. Par ailleurs nous pouvons via le logiciel anticiper les absences programmées de l’enfant ». Et cerise sur le gâteau « comme tout est sur le serveur Meeko, même en vacances, de n’importe quel ordinateur, je peux gérer ma facturation. Et en plus, on me signale d’un point rouge, quand des parents n’ont pas payé soit qu’ils aient oublié, soit que moi j’ai oublié de facturer. » 
« A l’ouverture de la crèche, je n’ai pas connu le stress de la facturation ! Tout était paramétré, aucun risque que je me trompe » précise encore Marie Coquiard. Même enthousiasme chez Sandro Masi de la crèche Calimero : « chaque enfant a sa fiche signalétique. Tout y est inclus, noté, consigné. Du coup même la facturation est un …jeu d’enfant ».
 
Meeko, un formidable outil pour les transmissions avec les parents
Il y a la partie immergée de l’iceberg et tout le reste ! Pour le fun et la convivialité l’envoi de photos de leurs enfants durant les activités aux parents via l’appli Meeko qu’ils auront téléchargée. C’est facile, instantané… mais ça d’autres le font ! Meeko a réellement conçu une nouvelle façon d’organiser les transmissions ! Et cela ne signifie pas qu'il y a moins d’échanges. Au contraire !

« Avant se souvient Thibault Trump gestionnaire des micros crèches Pic et Ploc, nous utilisions la méthode classique : un classeur avec des feuilles pour les transmissions et une appli dédiée pour les photos et activités. Avec Meeko, on réunit les 2 en dématérialisant. Plus de classeurs à stocker, de papiers à archiver, de feuilles perdues. Toutes les transmissions se font via la tablette qui se trouve à l’accueil. On note l’heure d’arrivée, on sait si l’enfant a bien dormi, ce qui s’est passé à la maison. Toutes les infos le concernant sont là faciles à consulter par n’importe quel membre de l’équipe.  Par ailleurs j’ai décidé de jouer la carte de la transparence et les parents de leur côté n’ont pas à attendre le soir pour savoir comment s’est passée la journée de leur bébé : ils ont en direct les infos via l’appli : combien de temps il a dormi à la sieste s’il a bien mangé, ses selles etc. Ils ont accès à la feuille de transmission de leur enfant s’ils le souhaitent. Et en plus c’est ludique cela se fait via des icônes sympas : des petites pommes plus ou moins croquées pour les repas par exemple.  Tout est modulable : par exemple des parents peuvent nous demander de donner aux grands-parents l’accès aux photos que nous leur envoyons. Nous pouvons personnaliser à l’envi : rajouter des activités dans la liste proposée ; avoir plusieurs niveaux d’informations : un tchat général pour les infos concernant tous les parents et une messagerie privée avec chaque famille. Cela a changé nos relations aux parents dans le bon sens ! On parle moins technique on peut en revanche évoquer les progrès de leur enfant, valoriser le travail que les pros font avec lui, on peut passer du temps à discuter d’une difficulté précise… Cet outil responsabilise les relations ».

Autre bénéfice inattendu selon Thibault Trump : le téléphone sonne moins souvent dans la crèche !

Meeko, pour les crèches éco-engagées
Si l’on utilise Meeko dans toutes ses dimensions, une crèche peut être gérée avec zéro « papier ». C’est le choix du réseau de micro crèches Nursea.

« C’est un logiciel qui colle parfaitement avec la dimension écologique de notre réseau explique Fanny Schosseler, sa gestionnaire. Grâce à lui nous avons opté pour le tout numérique dans nos relations aux parents (y compris pour les signatures des contrats et la facturation) et avec la Caf (notamment pour les attestations Cmg). Nous n’imprimons rien. Nous ne stockons aucun dossier papier pour quoi que ce soit. »


 

Meeko en pratique


• L’abonnement Meeko coûte 99€ HT par mois et par structure quelle que soit la taille de la structure. Certaines crèches demandent aux parents une participation, d’autres l’incluent dans leur tarification, d’autres encore l’offrent aux parents.
• Une tablette est fournie gratuitement avec l’abonnement
• Meeko est installé en moins d’une heure. Tout est stocké sur les serveurs
• Conseils et suivi en continu compris dans l’abonnement

 

Publié le 02 octobre 2019
Mis à jour le 03 octobre 2019