Comment organiser un remplacement serein en cuisine

En crèche, il existe un poste compliqué à remplacer… celui de cuisinier (ière). Il faut anticiper au maximum cette situation afin de ne pas être en difficulté le jour ou l’agent est arrêté pour une durée très courte ou très longue ou tout simplement en vacances ou en formation.

Il vous faut donc embaucher un remplaçant pour préparer les repas des enfants. Pour une embauche ponctuelle, il est plus simple de privilégier un salarié titulaire d’un CAP cuisine car il est capable de réaliser un menu complet (entrée, plat et dessert) mais aussi de gérer l’approvisionnement, de stocker les marchandises et de respecter les règles d’hygiène et de sécurité. Il pourra ainsi prendre en main la préparation des repas en tenant compte de la spécificité du public. Les sociétés d’intérim et les écoles hôtelières sont des viviers intéressants. Il est aussi important que cette personne adhère au projet alimentaire de la crèche, vous avez sans doute à cœur d’utiliser des denrées d’origine biologique et de préparer des repas de A à Z, la personne que vous embauchez doit travailler dans la continuité. L’entretien d’embauche est pour cela important. Il est hasardeux d’embaucher une personne sans formation spécifique, et surtout n’ayant jamais travaillé en collectivité car elle n’a pas connaissance des contraintes du poste. Vous dépenserez beaucoup d’énergie à lui transmettre toutes les informations et détails qui font le poste.

Le nouvel embauché sera présenté à toute l’équipe et aux enfants afin qu’il s’intègre dans la structure. Maintenant que le remplaçant est recruté, il faut lui donner tous les outils pour travailler. Voici les 7 informations qui l’aideront à prendre efficacement son nouveau poste.

1. Le dossier des recettes
Il devrait y avoir dans toutes les cuisines, des fiches techniques qui reprennent pour chaque recette :

Les ingrédients et les quantités nécessaires pour un nombre donné d’enfants
Le déroulement de la recette
Le matériel nécessaire
Les paramètres de cuisson
Les points de vigilance vis-à-vis de la sécurité alimentaire

En principe aussi, les quantités en poids cru par enfant, de féculents, de légumes doivent être détaillés sur une fiche sans oublier les modalités de la cuisson (quantité d’eau pour cuire le millet par exemple) afin de limiter le gaspillage ou à l’inverse, des assiettes presque vide en salle !

Ces informations sont très rarement mises sur papier, ce qui est dommage car tout le monde ne sait pas forcement préparer le Hachis-Parmentier de Nicole.

Plusieurs établissements, par ailleurs, ont des menus de remplacement sur 4 semaines, plus simples en cas d’absence du titulaire afin d’alléger le travail de celui ou celle qui prend le poste au pied levé. On trouvera sur ces fiches les ingrédients, les étapes à suivre une par une pour tout le menu, sans oublier la préparation des chariots et le plat témoin.

2. Afficher le menu de la semaine visiblement.
C’est tout simple, mais cela aidera le remplaçant à identifier rapidement les recettes à préparer

3. Identifier les armoires, les tiroirs et les espaces de rangement
En identifiant de façon visible chaque tiroir et armoire, vous aidez le remplaçant à trouver rapidement les outils et aliments disponibles. Vous évitez aussi le désordre que risque de retrouver le titulaire à son retour !
Si la journée d’absence est prévue à l’avance, regroupez les aliments nécessaires pour la production des recettes.

4. Préciser l'équipement utilisé pour les repas
Afin de faciliter la distribution des repas, il est important de bien identifier l’équipement pour chaque groupe : le nombre et le type de couverts, le nombre d’assiettes et de bols et le nombre de verres.

5. Détailler l'horaire de la journée
Il faut préciser le déroulement de la journée, du début de la préparation jusqu’au service, en détaillant la progression. Mais aussi le nombre d’enfants et d’éducatrices par groupe ainsi que le nombre de membres du personnel qui mangent le repas préparé. Ne pas oublier non plus d’indiquer l’heure de distribution du repas en précisant les groupes si le service est divisé en plusieurs temps (ex : 2 groupes à 11h00, 1 groupe à 11h45) et le moment de la pause s’il y en a une. Enfin il faut afficher ou rendre facilement accessibles l’heure de nettoyage et les procédures utilisées ?
Et bien sûr préciser l’heure de départ à la fin de la journée.
Si cela est possible, rassemblez sur une seule page l’horaire de la journée, car cela donne au remplaçant une vue d’ensemble de sa journée.
Ce document fait partie intégrante du Plan de Maitrise Sanitaire, il peut être présenté lors d’une inspection de La DDPP (Direction Départementale de la Protection des Populations).

6. Préciser les tâches et les responsabilités du responsable de cuisine

Le plan alimentaire et les menus

Si le plan alimentaire est établi comme cela devrait être, il suffira de le décliner en fonction de la saison et des promotions fournisseurs. 4 semaines de menus seront ainsi rapidement concoctées.
Dans le cas contraire, il faudra répondre à la semaine à l’équilibre alimentaire, ce qui est bien plus complexe pour une personne non aguerrie, le responsable de l’établissement devra assurer l’intérim pour la conception des repas !

Les commandes, expliquer la procédure pour les commandes à passer

-Etablir la liste des fournisseurs, avec les personnes contacts et leurs numéros de téléphone.
-Établir la liste d’achats par fournisseur.
-Spécifier les journées des commandes à envoyer selon les fournisseurs.

La réception des commandes, expliquer la procédure pour la réception de la commande :

-Vérification de la commande (aliments commandés et aliments reçus).
-Contrôles à effectuer lors des réceptions et les enregistrements à noter

7. Les protocoles à présenter

Les bonnes pratiques de fabrication de la crèche

Ce document reprend toutes les procédures relatives à la préparation des repas. Les remplaçants y trouveront toutes les informations pour élaborer en toute sécurité les repas et remplir les documents de suivis nécessaires
Présenter tous les documents à remplir en cuisine

La traçabilité

Expliquer les moyens utilisés dans l’établissement pour assurer la traçabilité des ingrédients utilisés, s’il faut découper et coller les étiquettes ou tout reprendre par écrit dans un cahier.

Les procédures de nettoyage

-Expliquer les protocoles de nettoyage
-Montrer où se trouvent les produits d’entretien
Pensez aussi à préparer un dossier contenant toutes les procédures d’entretien, de nettoyage des équipements et d’utilisation sécuritaire des équipements électriques et mécaniques.

Les occasions spéciales (anniversaires, activités en cuisine, courses)

Expliquer la marche à suivre pour les anniversaires
-Où trouver la recette de gâteau d’anniversaire ?
-Si les parents peuvent les apporter, qu’elles sont les limites ? (attention, certains bugs existent si tout n’est pas expliqué, un fraisier déjà a été servi sans aucun obstacle !)
Si les achats sont à la charge du cuisinier, lui expliquer la procédure à suivre, lui fournir la liste détaillée des achats à réaliser.
L’informer aussi s’il est de son ressort d’organiser avec les enfants des activités culinaires.

La gestion des allergies alimentaires

Présenter les Protocoles d’Accueil Individualisé s’il en existe.
Les fiches techniques permettront d’identifier rapidement l’ingrédient allergène en fonction des recettes et de l’enfant.
Les fiches relatives à chaque enfant sont affichées en cuisine afin d’avoir toujours sous les yeux ces informations très importantes.

L’installation d’un classeur mural regroupant les procédures essentielles à suivre est le bien venu pour guider la personne qui remplace la ou le titulaire, le stress de l’heure du repas en retard sera minimisé pour tout le monde !

Remplacement en interne

Pour une absence de courte ou moyenne durée vous pouvez trouver la perle rare parmi les professionnels de votre structure en jouant de la « chaise musicale », mais il y aura toujours une personne en moins auprès des enfants ou au poste de direction… Si vous optez pour ce système voici les premières mesures à suivre :
• Proposer le poste à une personne aimant cuisiner et sachant le faire de préférence !
• Organiser plusieurs journées en doublure avec la titulaire afin qu’elle s’imprègne du rythme de la journée et fasse connaissance avec son futur environnement de travai
• La former aux bonnes pratiques d’hygiène alimentaire par l’intermédiaire d’un livret d’accueil puis d’une formation plus complète